Anfrage der FDP-Fraktion: Speicherung von archivwürdigem Material

9. Januar 2017

Sehr geehrter Herr Landrat,

im Rahmen der Umstellung der Verwaltungsarbeit des Landkreises Mainz-Bingen fällt eine große Menge an digitalem Schriftgut an. Unabhängig von den gesetzlichen Vorgaben zum Umgang mit diesem Schriftgut – etwa im Hinblick auf Aufbewahrungsfristen – stellt sich die Frage nach der langfristigen Speicherung archivwürdigen Materials nach den Vorgaben des Landesarchivgesetzes Rheinland-Pfalz.

Wir bitten daher um Beantwortung der nachfolgenden Fragen in der Sitzung des Kreistages am 17. Februar 2017:

1. An welches Archiv bzw. welche Archive gibt die Kreisverwaltung archivwürdiges Material aus dem passiven Aktenbestand nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen ab?
2. Wer entscheidet dabei im Rahmen der Aussonderung des elektronischen Schriftguts darüber, ob es sich um archivwürdiges Material handelt oder nicht? Nach welchen Kriterien wird diese Entscheidung getroffen?
3. In welcher Form wird ausgesondertes nicht archivwürdiges elektronisches Schriftgut vernichtet?
4. Wie sehen die technischen Lösungen für die sichere Speicherung des archivierten Materials aus?
5. Wie werden denkbare Probleme mit unterschiedlichen Datenformaten in den unterschiedlichen Phasen des Archivierungsprozesses gelöst?
6. Welche Kosten verursacht der Umgang mit elektronischem Schriftgut
   1. in der passiven Aktenbestandsphase (Sicherung während der Aufbewahrungsfristen)
   2. in der Phase der Aussonderung und Archivierung archivwürdigen Materials
   3. in der Phase der Aussonderung und Vernichtung nicht archivwürdigen Materials
   für den Kreis?

Für Ihre Bemühungen herzlichen Dank.

Mit freundlichen Grüßen
Helga Lerch, MdL
Fraktionsvorsitzende